System zarządzania dokumentami
| Ten artykuł od 2014-11 wymaga zweryfikowania podanych informacji. Należy podać wiarygodne źródła w formie przypisów bibliograficznych. Część lub nawet wszystkie informacje w artykule mogą być nieprawdziwe. Jako pozbawione źródeł mogą zostać zakwestionowane i usunięte. Sprawdź w źródłach: Encyklopedia PWN • Google Books • Google Scholar • Federacja Bibliotek Cyfrowych • BazHum • BazTech • RCIN • Internet Archive (texts / inlibrary) Dokładniejsze informacje o tym, co należy poprawić, być może znajdują się w dyskusji tego artykułu. Po wyeliminowaniu niedoskonałości należy usunąć szablon {{Dopracować}} z tego artykułu. |
System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System lub Electronic Document Management (EDM)) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne)[1]. W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy.
Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.
Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami
- rejestrowanie
- porządkowanie
- klasyfikacja
- system kontroli wersji
- archiwizacja danych
- powiadomienia osobiste bądź dla grup użytkowników o zmianach
- monitorowanie plików i folderów
- obsługa różnych formatów plików
- operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania
- zarządzanie obiegiem dokumentów
Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu.
Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.
Przykładowe aplikacje zarządzania dokumentami
- Microsoft SharePoint
- Xerox DocuShare
- OpenKM
Zobacz też
Zobacz multimedia związane z tematem: System zarządzania dokumentami |
- Elektroniczny obieg dokumentów
- Enterprise Content Management (ECM) – zarządzanie zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa
- Elektroniczne zarządzanie dokumentacją
Przypisy
- ↑ Larry Masinter: Document Management, Digital Libraries and the Web. 9 czerwca 1995. [dostęp 2008-07-01]. (ang.).